Статьи
08.10.2018

Оцифровка бумажных архивов

Оцифровка бумажных архивов заключается в сканировании и каталогизации документов. Чем больше документооборот организации, тем больший эффект даст процедура перевода данных с бумаги и других физических носителей в электронный вид.

В больших архивах на поиск нужной информации уходит достаточно много времени. При этом нередко возникают ситуации, когда документ может потребоваться в нескольких местах одновременно – в этих случаях необходимо делать нужное количество ксерокопий, зачастую в нескольких экземплярах. Необходимо добавить, что частое использование бумажных исходников может привести к изнашиванию или потере.

Оцифровка архивных документов позволяет решить перечисленные проблемы, обеспечить свободный доступ к электронным версиям документов и оперативный поиск требуемых данных.

К преимуществам оцифровки относятся:

                    Уменьшение нагрузки на архивных работников и сотрудников, которые работают с копировальной техникой;

                    Освобождение архивных площадей;

                    Сокращение расходов на содержание и обслуживание хранящихся в бумажном виде архивов.

Основные этапы оцифровки

На подготовительном этапе осуществляется экспертиза оригиналов, определяется структура и различные характеристики документов. На основании полученных результатов выбирается технология, которая будет использоваться для оцифровки, технологическое оборудование, исполнители и заказчики согласовывают сроки выполнения работ и бюджет.

На следующем этапе выполняется сканирование документации. Для этих целей применяются специальные планетарные сканеры профессионального класса, которые отличаются от аппаратуры бытового назначения более высокой производительностью. Операторы подбирают оптимальные режимы сканирования для каждого документа и контролируют параметры изображения, которое выводится на дисплей.

Результаты и эффекты от оцифровки

После завершения процесса сканирования выполняется автоматизированная обработка полученных изображений, которая заключается в удалении лишних полей, выравнивание, удаление неоднородного фона, улучшение качества картинки и т.д. Параметры для каталогизации готового материала задаются в соответствии пожеланиям заказчика, что обеспечивает оптимизацию его размещения.

После оцифровки бумажных архивов на выходе получаются электронные копии документов. Компания «Ру-Скан» работает на профессиональном оборудовании, в потоковом режиме эта аппаратура способна обеспечить обработку нескольких тысяч страниц за одну рабочую смену. Полученные в результате сканирования и обработки изображений файлы могут быть записаны на флешки, карты памяти, CD и DVD диски и другие накопители. По желанию заказчика их можно интегрировать в электронные базы данных.



Следующая статья


К списку статей
© ООО "Ру-скан", 2011.